Με την ΠΟΛ 1078/ 17.3.2014 και την ΠΟΛ 1022/7.1.14 (ΦΕΚ 179, 31/1/14)  δόθηκαν διευκρινίσεις για την υποβολή καταστάσεων φορολογικών στοιχείων για διασταύρωση (άρθρο 14 Ν.4174/2013, Κώδικα Φορολογικών Διαδικασιών). Υπενθυμίζουμε ότι η σχετική διάταξη αφορά περιόδους μετά την 1η Ιανουαρίου 2014. Οι ετήσιες συγκεντρωτικές καταστάσεις πελατών και προμηθευτών που προβλέπονται από τον ΚΦΑΣ θα υποβληθούν κανονικά για το έτος 2013 όπως ακριβώς υποβάλλονταν κάθε χρόνο.

Ποιοί είναι υπόχρεοι υποβολής:
Υπόχρεοι για υποβολή καταστάσεων πελατών – προμηθευτών  είναι :
• Όλα τα νομικά πρόσωπα και όλες οι νομικές οντότητες.
• Αλλοδαπά νομικά και φυσικά πρόσωπα, εγκατεστημένα σε άλλη χώρα, που έχουν λάβει ελληνικό ΑΦΜ σύμφωνα με την ΠΟΛ 1113/2013 γιατί προβαίνουν σε αγορές-δαπάνες ή πωλήσεις στην Ελλάδα. Επίσης αλλοδαπά νομικά και φυσικά πρόσωπα που έχουν λάβει ελληνικό ΑΦΜ
• Όλα τα φυσικά πρόσωπα που έχουν εισόδημα από επιχειρηματική δραστηριότητα και τους έχει χορηγηθεί άδεια για την πραγματοποίηση εισαγωγών με αναστολή καταβολής του οφειλόμενου ΦΠΑ κατά την εισαγωγή και εφαρμογή του συστήματος αντιστροφής της υποχρέωσης για τις μεταγενέστερες παραδόσεις των αγαθών στο εσωτερικό της χώρας (άρθρο 35 Κώδικα ΦΠΑ)

Οι καταστάσεις περιλαμβάνουν τα ακόλουθα πεδία:
• ΑΦΜ πελάτη ή προμηθευτή
• Πλήθος εκδοθέντων ή ληφθέντων παραστατικών
o εξαιρούνται οι λιανικές πωλήσεις στις καταστάσεις πελατών και
o οι δαπάνες που αφορούν παραστατικά λιανικής και παραστατικά επ ονόματι τρίτου στις καταστάσεις προμηθευτών
o Ειδικά για το 2014 οι λογαριασμοί ΔΕΗ, κινητής και σταθερής τηλεφωνίας και ύδρευσης διότι θα καταχωρούνται συγκεντρωτικά σαν λοιπές δαπάνες στις καταστάσεις προμηθευτών.
• Αξία συναλλαγής προ ΦΠΑ
• Ο ΦΠΑ που επιβαρύνει την συναλλαγή
• Ένδειξη αν ο αντισυμβαλλόμενος προμηθευτής είναι υπόχρεο πρόσωπο για την υποβολή στοιχείων για διασταύρωση (μόνο στις καταστάσεις Προμηθευτών)

Τι περιλαμβάνουν οι καταστάσεις Πελατών:
Περιλαμβάνουν όλα τα τιμολόγια  χονδρικών πωλήσεων που έγιναν στο εσωτερικό της χώρας. Δεν περιλαμβάνουν τις χονδρικές πωλήσεις προς χώρες της ΕΕ και τρίτες χώρες.
Περιλαμβάνονται όλα τα τιμολόγια χωρίς κατώτερο όριο ποσού(όριο μηδέν). Το όριο των 300 ευρώ που ίσχυε για τα τιμολόγια στις ετήσιες καταστάσεις πελατών δεν ισχύει εδώ.
Οι πωλήσεις και ο αντίστοιχος ΦΠΑ που τιμολογήθηκε με τιμολόγια ή κάθε έγγραφο που επέχει θέση τιμολογίου καταχωρούνται σε μια γραμμή ανά αντισυμβαλλόμενο.
Οι εκπτώσεις- επιστροφές πωλήσεων και ο αντίστοιχος ΦΠΑ με πιστωτικά τιμολόγια καταχωρούνται σε μια ξεχωριστή γραμμή ανά αντισυμβαλλόμενο.
Δεν  καταχωρείται πλέον  η αξία τυχόν χρεωστικών τιμολογίων μείον την αξία τυχόν  πιστωτικών τιμολογίων όπως γινόταν μέχρι τώρα στις ετήσιες καταστάσεις που υποβάλλονταν. Επίσης δεν υποβάλλεται πλέον κατάσταση πιστωτικών υπολοίπων και όλες οι συναλλαγές περιλαμβάνονται στο ίδιο αρχείο.
Οι καταστάσεις πελατών περιλαμβάνουν επίσης όλες τις λιανικές πωλήσεις. Επίσης περιλαμβάνουν όλες τα ποσά των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται για  αυτοπαραδόσεις αγαθών και ιδιοχρησιμοποιήσεις υπηρεσιών.
Οι πωλήσεις ανά αριθμό μητρώου κάθε φορολογικής ταμειακής μηχανής καταχωρούνται ξεχωριστά για κάθε μήνα. Αν κάποιος λοιπόν έχει τρείς ταμειακές μηχανές πρέπει να υποβάλλει τις πωλήσεις τους σε τρεις ξεχωριστές γραμμές σε κάθε μηνιαία κατάσταση πελατών. Οι αριθμοί μητρώου των ταμειακών μηχανών σε περίπτωση χειροκίνητης καταχώρησης υπάρχουν ήδη σε drop down πεδίο της εφαρμογής της ΓΓΠΣ και ο υπόχρεος επιλέγει – δεν πληκτρολογεί – την ΦΤΜ για την οποία επιθυμεί να καταχωρήσει εγγραφές πωλήσεων.
Κατά το αρχικό στάδιο – μάλλον για το πρώτο τρίμηνο του 2014 – τα έσοδα των ΦΤΜ θα καταχωρούνται συγκεντρωτικά με την ένδειξη όλες οι ταμειακές.

Οι λιανικές πωλήσεις:
• με χειρόγραφες αποδείξεις λιανικής ή
• με μηχανογραφημένες αποδείξεις λιανικής  (είτε έχουν εκδοθεί με σήμανση από ΕΑΦΔΣΣ είτε απαλλάσσονται από φορολογική σήμανση)
•  μείον τα ποσά των αποδείξεων επιστροφής
θα καταχωρούνται με μια συγκεντρωτική εγγραφή ανά μήνα με την ένδειξη χωρίς ταμειακή.
Σαν πωλήσεις χωρίς ταμειακή θα καταχωρούνται και οι αυτοπαραδόσεις αγαθών ή ιδιοχρησιμοποιήσεις υπηρεσιών που πραγματοποιεί μια επιχείρηση. Οι πράξεις αυτές θα καταχωρούνται λοιπόν ως έσοδα με αξία και ΦΠΑ με βάση τα ειδικά στοιχεία αυτοπαράδοσης κ.λ.π. που εκδίδει η επιχείρηση. Η καταχώρηση αυτή γίνεται για λόγους συνολικής συμφωνίας του ΦΠΑ  εσόδων.
Στις λιανικές πωλήσεις δεν γίνεται αναγραφή στην κατάσταση πελατών του αριθμού εκδοθέντων στοιχείων και ΑΦΜ συμβαλλομένου.
Οι καταστάσεις πελατών πρέπει να συμφωνούν όσον αφορά το σύνολο τιμολογηθέντος ΦΠΑ με το αντίστοιχο ποσό της περιοδικής ΦΠΑ για να μην υπάρξει πρόβλημα.

Τι περιλαμβάνουν οι καταστάσεις Προμηθευτών:
Περιλαμβάνουν όλα τα τιμολόγια αγοράς αγαθών και υπηρεσιών από προμηθευτές στο εσωτερικό της χώρας. Δεν περιλαμβάνουν αγορές και λήψη υπηρεσιών από χώρες ΕΕ ή τρίτες χώρες.
Περιλαμβάνονται όλα τα τιμολόγια χωρίς κατώτερο όριο ποσού(όριο μηδέν). Το όριο των 300 ευρώ που ίσχυε για τα τιμολόγια στις ετήσιες καταστάσεις προμηθευτών δεν ισχύει εδώ.
Περιλαμβάνονται στις καταστάσεις προμηθευτών οι τίτλοι κτήσης αγαθών και υπηρεσιών που προβλέπει ο ΚΦΑΣ. (Πρώην τιμολόγια αγοράς και αποδείξεις επαγγελματικών δαπανών).
Περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία που εξομοιώνονται με τιμολόγιο και φέρουν τον ΑΦΜ του υπόχρεου, δηλαδή περιλαμβάνονται λογαριασμοί ΔΕΗ, ΟΤΕ, ύδρευσης  και κινητής τηλεφωνίας.

Δεν περιλαμβάνονται στις καταστάσεις προμηθευτών και πελατών
• Τα ασφάλιστρα και τα αντασφάλιστρα.
• Οι αποδείξεις είσπραξης συνδρομών σε επιμελητήρια και επαγγελματικές οργανώσεις.
• Οι δωρεές, εισφορές και επιχορηγήσεις συλλόγων – σωματείων και λοιπών μη κερδοσκοπικών νομικών προσώπων για τις οποίες δεν έχουν εκδοθεί φορολογικά παραστατικά , δηλαδή έχουν εκδοθεί αποδείξεις είσπραξης.
• Οι αποδείξεις πώλησης εισιτηρίων όλων των μεταφορικών μέσων.
• Οι κοινόχρηστες δαπάνες
• Μισθοδοσία και εργοδοτικές εισφορές
• Αμοιβές ΔΣ και μελών διοίκησης (είναι πλέον μισθωτές υπηρεσίες από 1/1/14 από φορολογική άποψη)
• Τόκοι και έξοδα τραπεζών και χρηματοοικονομικά έξοδα
• Δαπάνη λόγω διαγραφής επισφαλών απαιτήσεων
• Ενοίκια κτιρίων (εκτός αν πρόκειται για ενοίκια κτιρίων που υπάγονται σε ΦΠΑ αντί για χαρτόσημο, σε αυτή την περίπτωση όμως ο εκμισθωτής πρέπει να εκδίδει τιμολόγιο για την είσπραξη του ενοικίου)
• Αποσβέσεις παγίων
• Οι μικροδαπάνες χωρίς παραστατικά ή με παραστατικά απλών αποδείξεων πληρωμής, που περιλαμβάνονται   σε εξοδολόγια εκτελωνιστών, δικηγόρων και δικαστικών επιμελητών.
 
Εξαιρετικά, για το ημερολογιακό έτος 2014, τα φορολογικά στοιχεία για τις πωλήσεις ηλεκτρικού ρεύματος (μόνο από τη Δ.Ε.Η.), τις πωλήσεις ύδατος μη ιαματικού (από την Ε.Υ.Δ.Α.Π., τις δημοτικές επιχειρήσεις κ.λπ.) και την παροχή τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών (σταθερή και κινητή τηλεφωνία), δεν συμπεριλαμβάνονται στις καταστάσεις πελατών που υποβάλλουν οι εκδότες αυτών, ενώ οι λήπτες, υποβάλλουν στην κατάσταση προμηθευτών, τα στοιχεία αυτά, συγκεντρωτικά, χωρίς αναγραφή του Α.Φ.Μ. του αντισυμβαλλόμενου (εκδότη), στις οποίες, επίσης, δεν καταχωρούνται το Έκτακτο Ειδικό Τέλος Ηλεκτροδοτούμενων Δομημένων Επιφανειών (Ε.Ε.Τ.Η.Δ.Ε.), καθώς και το Έκτακτο Ειδικό Τέλος Ακινήτων (Ε.Ε.Τ.Α.), που εισπράττονται μέσω των λογαριασμών της Δ.Ε.Η..
Αντίθετα, από 1.1.2015, τόσο οι εκδότες, όσο και οι λήπτες, καταχωρούν στις καταστάσεις πελατών και προμηθευτών, αντίστοιχα, αναλυτικά τα ανωτέρω φορολογικά στοιχεία.
Ισχύει και για τις καταστάσεις προμηθευτών η αναγραφή σε ξεχωριστή γραμμή για κάθε συμβαλλόμενο των ποσών των κανονικών τιμολογίων και σε ξεχωριστή γραμμή των ποσών των πιστωτικών τιμολογίων.
Τυχόν δαπάνες που έγιναν με παραστατικά λιανικής ή παραστατικά που εκδόθηκαν στο όνομα τρίτων περιλαμβάνονται σε μια συγκεντρωτική εγγραφή ως λοιπές δαπάνες μόνο ως προς το καθαρό ποσό και τον ΦΠΑ των συναλλαγών. Τέτοια περίπτωση π.χ. είναι η καταχώρηση ενός λογαριασμού ΔΕΗ που εκδίδεται στο όνομα του ιδιοκτήτη του κτιρίου.

Κανείς δεν εξαιρείται από την υποβολή καταστάσεων πελατών  - προμηθευτών.
Συγκεκριμένα υπόχρεοι υποβολής είναι κατά κατηγορία οι ακόλουθοι :
• Όλα τα φυσικά πρόσωπα που ασκούν επάγγελμα αν τηρούν απλογραφικά ή διπλογραφικά βιβλία.
• Τα φυσικά πρόσωπα που ασκούν επάγγελμα και απαλλάσσονται λόγω χαμηλού τζίρου (τζίρος <5.000 ευρώ) από την τήρηση βιβλίων. Η κατηγορία αυτή υποβάλλει μόνο καταστάσεις προμηθευτών εκτός από την σπάνια περίπτωση που έχει εκδόσει τιμολόγιο ανόργανων εσόδων για να λάβει π.χ. μια επιχορήγηση. Σε αυτή την περίπτωση υποβάλλει την σχετική κατάσταση πελατών για το ανόργανο έσοδο.
• Οι αγρότες του ειδικού καθεστώτος  (άρθρο 41 Κώδικα ΦΠΑ) οι οποίοι δεν τηρούν βιβλία και δεν εκδίδουν στοιχεία πώλησης. Οι αγρότες του ειδικού καθεστώτος υποβάλλουν δηλαδή μόνο καταστάσεις προμηθευτών εκτός αν έχουν εκδώσει τιμολόγιο ανόργανων εσόδων οπότε υποβάλλουν κατάσταση πελατών για το τιμολόγιο αυτό.
• Όλα τα νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες που τηρούν απλογραφικά ή διπλογραφικά βιβλία ή απαλλάσσονται από την τήρηση βιβλίων.
• Άρα καταστάσεις πελατών προμηθευτών υποβάλλουν μεταξύ άλλων
o Όλες ανεξαιρέτως οι αστικές και εμπορικές εταιρείες και ενώσεις προσώπων ανεξαρτήτως νομικής μορφής.
o Οι πάσης φύσεως σύλλογοι, σωματεία, επαγγελματικές ενώσεις και ομοσπονδίες συλλόγων.
o Μη κερδοσκοπικά νομικά πρόσωπα κάθε μορφής.
o Συνδικαλιστικοί φορείς όλων των βαθμίδων.
o Μη κυβερνητικές Οργανώσεις
o Ιεροί Ναοί, μητροπόλεις και  Ιερές Μονές
o Ξένα Δόγματα
o Ιδρύματα και κληροδοτήματα κάθε μορφής
o Ιδιωτικά ή δημόσια ΝΠΙΔ
o Οργανισμοί του στενού ή ευρύτερου δημόσιου τομέα και όλα τα ΝΠΔΔ
o Δημοτικές και δημόσιες επιχειρήσεις ανεξαρτήτως αντικειμένου δραστηριότητας.
Η υποβολή καταστάσεων για διασταύρωση αν και γίνεται κυρίως για λόγους διασταύρωσης του ΦΠΑ, δεν έχει σχέση με το αν ο υπόχρεος έχει ενταχθεί σε κανονικό καθεστώς ΦΠΑ. Όλοι οι υπόχρεοι υποβάλλουν στοιχεία ακόμη και αν δεν υποχρεούνται σε υποβολή περιοδικών δηλώσεων ΦΠΑ, π.χ. μια ιδιωτική κλινική που δεν εισπράττει ΦΠΑ όταν τιμολογεί,  θα υποβάλλει τις πωλήσεις και τις αγορές της όπως κάθε άλλος υπόχρεος.