Στο τέλος χρήσης διενεργούνται εργασίες στην εφαρμογή απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία της. Παρακάτω περιγράφονται αναλυτικά οι διαδικασίες που ακολουθούνται για τον τερματισμό και την έναρξη της νέα χρήσης στο Galaxy Hotel
Πριν το κλείσιμο ημέρας της 31/12:
- Νέα οικονομική χρήση: Εάν δεν έχει ανοιχθεί, τότε πρέπει να ορισθεί η επόμενη χρήση. Αυτό γίνεται από Βασική δομή – Χρήση – Δημιουργία οικονομικής χρήσης.
- Για τις κρατήσεις που αναχωρούν την 31/12, δεν χρειάζεται να γίνει κάποια διαφορετική εργασία πέραν της αναχώρησης τους την ώρα που θα αποχωρήσουν από το ξενοδοχείο.
- Εάν υπάρχουν στην εγκατάσταση και POS, θα πρέπει να προηγηθεί το κλείσιμο ημέρας για αυτά, όπως οποιασδήποτε άλλης μέρας του χρόνου.
Ειδικότερα για τις κρατήσεις του ξενοδοχείου που αναχωρούν είτε την 01/01/2020 είτε μετα την 01/01, πρέπει να ακολουθηθούν τα παρακάτω βήματα:
Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν την 01/01/2020
- Κάνετε προχρέωση των κρατήσεων μόνο για την 31/12/2019 και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (λεπτομέρειες για την διαδικασία της προχρέωσης μπορείτε να δείτε παρακάτω). Οι πελάτες που δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείται με τρόπο πληρωμής ‘ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ’ (Debtor)
Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν μετα την 01/01/2020
- Κάνετε προχρέωση των κρατήσεων μόνο για την 31/12/2019 και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (λεπτομέρειες για την διαδικασία της προχρέωσης μπορείτε να δείτε παρακάτω),τα παραστατικά αυτά κρατιούνται για να δοθούν μαζί με το τελικό παραστατικό που θα βγει κατά την αναχώρηση της κράτησης. Οι πελάτες που δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείτε με τρόπο πληρωμής ‘ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ’ (Debtor).
Αφού ολοκληρωθούν οι εργασίες αυτές ακολουθεί το Κλείσιμο ημέρας (close day) όπως οποιαδήποτε άλλη ημέρα του χρόνου.
Παρακάτω ακολουθούν τα βήματα για την διαδικασία προχρέωση
Διαδικασία προχρέωσης κράτησης
Στις ενέργειες μιας κράτησης, μέσα από τη φόρμα μιας κράτησης, επιλέγετε την Προχρέωση από τη κατηγορία Ενέργειες Λογαριασμού.
Στο επόμενο βήμα εμφανίζεται λίστα με τις διανυκτερεύσεις της κράτησης από όπου εσείς πρέπει να επιλέξετε μόνο την 31/12/2019 (οι ημερομηνίες στα παραδείγματα είναι ενδεικτικές).
Διαχείριση Group
Group με αναχώρηση 1/1/2020
Σε περίπτωση που έχουμε Group που αναχωρούν στης 1/1/2020 τότε στης 31/12/2019 προχρεώνουμε όλες τις κρατήσεις για την διαμονή στης 31/12/2019 και από ΤαμείοàΕκτύπωση λογαριασμού Group βάζοντας σαν ημερομηνία την 1/1/2020 μας εμφανίζει το group για να εκδώσουμε το παραστατικό.
Group με αναχώρηση μετά την 1/1/2020
Σε περίπτωση που έχουμε Group που αναχωρούν μετα της 1/1/2020 τότε στης 31/12/2019 προχρεώνουμε όλες τις κρατήσεις για την διαμονή στης 31/12/2019 και από ΤαμείοàΕκτύπωση λογαριασμού Group βάζοντας σαν ημερομηνία την ημερομηνία αναχώρησης του Group μας εμφανίζει το παραστατικό για να το εκδώσουμε.
Για τις υπόλοιπες ημέρες κατά την αναχώρηση του Group ξαναπάμε από Ταμείοàεκτύπωση λογαριασμού και τυπώνουμε το παραστατικό με τις υπόλοιπες χρεώσεις.
Ύπαρξη προκαταβολών είτε σε κρατήσεις είτε σε Group.
1η Περίπτωση - Προκαταβολή με μικρότερη αξία από τις χρεώσεις μέχρι και 31/12/2019 ανεξάρτητα αν η κράτηση είναι είτε μέχρι την 1/1/2020 είτε με αναχώρηση μεγαλύτερη της 1/1/2020.
Σε αυτήν την περίπτωση προχωράμε κανονικά στην έκδοση του παραστατικού επιλέγοντας κανονικά τον τρόπο εξόφλησης για το υπόλοιπο.
Αν δεν το γνωρίζουμε επιλέγουμε επι πίστωση.
2η Περίπτωση - Προκαταβολή μεγαλύτερης αξίας από τις χρεώσεις μέχρι και 31/12/2019 για κρατήσεις με αναχώρηση μεγαλύτερη της 1/1/2020.
Σε αυτήν την περίπτωση κάνουμε μια αρνητική πίστωση αξίας ίση με το υπόλοιπο μέσα στον λογαριασμό είτε της κράτησης είτε του group με ημερομηνία 31/12/2019 και προχωράμε στην έκδοση του παραστατικού.
Αφού εκδώσουμε το παραστατικό ξαναπερνάμε την πίστωση με θετική αξία πάλι με ημερομηνία 31/12/2019.
Πληρωμές των παραστατικών που εκδόθηκαν σαν ‘επι πίστωση’ για τις κρατήσεις που είτε αναχωρούσαν 1/1/2020 είτε μετά..
Πηγαίνουμε από Λίστα Προφίλ εκεί βρίσκουμε είτε τον πελάτη είτε τον χρεώστη που εκδόθηκε το παραστατικό και αφού ανοίξουμε την καρτέλα από ενέργειεςàΠιστωτικές κινήσεις βάζουμε τις πληρωμές.
Προσοχή στην περίπτωση που ο πελάτης κατά την έκδοση του παραστατικού μας αποδίδει και το ποσό για το πρώτο παραστατικό για το διάστημα προ της 1/1 τότε εκδίδουμε και το 2ο σαν ‘επί πίστωση’ και στις πιστωτικές κινήσεις περνάω όλο το ποσό της πληρωμής.
Παρακάτω ακολουθούν τα βήματα
Υπόλοιπα συναλλασσόμενων & χρηματικών λογαριασμών
Το Galaxy έχει τη δυνατότητα εμφάνισης των εκ μεταφοράς υπολοίπων των συναλλασσόμενων (πελατών, προμηθευτών κλπ) και των χρηματικών λογαριασμών (ταμεία, τραπεζικοί λογαριασμοί) στην επόμενη χρήση, χωρίς τη δημιουργία εγγραφών έναρξης. Προτείνεται όμως η δημιουργία τους για να είναι πιο εύκολη η ανεύρεση κάθε φορά του υπολοίπου. Παρακαλώ για λεπτομέρειες ανατρέξτε στα αντίστοιχα έγγραφα με οδηγίες.
Συναλλασσόμενοι
Η διαδικασία μεταφοράς [Διαχείριση Συναλλασσομένων/Διαδικασίες] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου τακτοποιητικές των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και το ρόλο του λογαριασμού (πελάτης, προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής). Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα «εκ μεταφοράς» ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στη περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου.
Χρηματικοί Λογαριασμοί
Μεταφορά υπολοίπου πραγματοποιείται για όλους τους λογαριασμούς εκτός από εκείνους που αφορούν σε αξιόγραφα & πιστωτικές κάρτες. Η διαδικασία [Οικονομική διαχείριση / Διαδικασίες / Μεταφορά Υπολοίπου / Χρηματικών Λογαριασμών] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου εμβάσματος των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και τη κατηγορία του λογαριασμού (τραπεζικός λογαριασμός, λογαριασμός μετρητών). Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα «εκ μεταφοράς» ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στη περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου.
