Ενημερωτικό δελτίο της RBS για τον τρόπος έκδοσης Ηλεκτρονικών ή Έντυπων τιμολογίων και η μη υποχρέωση έκδοσης Δελτίων Αποστολής

Λαμβανομένων υπ’ όψη:
Α) Της σύγχυσης που επικρατεί σε σχέση με τις σχετικές με τα ανωτέρω διατάξεις του ισχύοντος ΚΦΑΣ(ν.4093/2012), όπως αυτές τροποποιήθηκαν πρόσφατα με το Νόμο 4223/2013 και σύμφωνα με τις διευκρινήσεις που είχαν παρασχεθεί με την ΠΟΛ1004/2013.
Β) Της αναμενόμενης ακόμα έως και σήμερα, 10 περίπου ημέρες μετά την υποχρέωση εφαρμογής του νόμου, σχετικής Εγκυκλίου του Γ.Γ.Δ.Ε. που θα διευκρινίζει επιμέρους ζητήματα, όπως το τύπο του συνοδευτικού εγγράφου των διακινούμενων και μη τιμολογημένων ακόμα εμπορευμάτων, εξαιτίας της κατάργησης του Δελτίου Αποστολής.
Γ) Της ασάφειας των Δελτίων Τύπου μέσω των οποίων το Υπουργείο Οικονομικών προσπαθεί να αντιμετωπίσει τα σοβαρά αυτά ζητήματα καθόσον είναι σαφές ότι έως σήμερα καμιά συγκεκριμένη άποψη δεν προκρίνεται και καμιά οριστική απόφαση δεν έχει ληφθεί προκειμένου να εκδοθεί Υπουργική Απόφαση ή έστω κάποια επίσημη εγκύκλιος που να κατευθύνει σαφώς τις επιχειρήσεις για τον τρόπο με τον οποίο οφείλουν να εκδίδουν τα παραστατικά τους και να διακινούν τα εμπορεύματα.
Δ) Του γεγονότος ότι οι υποχρεώσεις των επιχειρήσεων για την εφαρμογή των συγκεκριμένων διατάξεων υφίστανται από την 01/01/2014 και όλοι οι παράγοντες τις αγοράς όπως Λογιστές, Εταιρείες διάθεσης εμπορικού λογισμικού, Εταιρείες διάθεσης Φορολογικών Συστημάτων, άλλα και οι ίδιοι οι Επιχειρηματίες επιχειρούν, ο καθένας από την δική του σκοπιά, να ερμηνεύσουν τις απαιτήσεις της υφιστάμενης νομοθεσίας και να αντιμετωπίσουν το κενό αυτό της υπεύθυνης ενημέρωσης διακινδυνεύοντας, σε πολλές περιπτώσεις, να υποπέσουν σε φορολογικές παραβάσεις.
Ε) Την οδηγία 2006/112/ΕΚ σχετικά με το κοινό σύστημα φόρου προστιθέμενης αξίας όσον αφορά τους κανόνες τιμολόγησης, όπως αυτή τροποποιήθηκε με την ΕΕ 2010/045 του Συμβουλίου της 13ης Ιουλίου 2010, και το Π.Δ. 150/2001

Η εταιρεία μας επιθυμεί να προβεί προς όλους τους συνεργάτες της αλλά και προς κάθε άλλο ενδιαφερόμενο στις πιο κάτω επισημάνσεις:
1. Αυτό που μετά βεβαιότητας καθιερώνεται και επιβάλλεται μέσω των πιο πάνω διατάξεων, σε καμμιά περίπτωση δεν είναι η απλή μηχανογραφική έκδοση ενός τιμολογίου ή απλώς η ηλεκτρονική αποστολή του στον αποδέκτη του, όπως λανθασμένα ερμηνεύεται από αρκετούς, αλλά αντιθέτως, απαιτείται ρητά, με ευθύνη της ίδια της επιχείρηση, η διασφάλιση της αυθεντικότητας του αποστολέα του τιμολογίου, της ακεραιότητας του περιεχομένου του και της αναγνωσιμότητάς του για όσο χρονικό διάστημα προβλέπεται.

2. Ως εκ τούτου δεν επιβάλλεται κανένας συγκεκριμένος τρόπος διασφάλισης των πιο πάνω απαιτήσεων, απλώς υποδεικνύονται για μεν τα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια κάποιες τεχνικές που θεωρούνται πρόσφορες για την υλοποίηση της υποχρέωσης αυτής, χωρίς να αποκλείεται οποιοσδήποτε άλλος τρόπος που θα παράγει το ίδιο ασφαλές αποτέλεσμα εφόσον, η επιχείρηση θα μπορεί πειστικά να επιδείξει την αποτελεσματικότητά του στις φορολογικές ελεγκτικές αρχές (είναι σαφές ότι το σύνολο των διατάξεων αυτών κυρίως αναφέρονται στην Ηλεκτρονική τιμολόγηση, την οποία και επιδιώκουν να ευνοήσουν)

3. Για τα έντυπα τιμολόγια, παρόλο ότι εμπίπτουν ρητά στην ίδια υποχρέωση, δεν υποδεικνύονται κάποιοι τρόποι αλλά η επιλογή των Φορολογικών Μηχανισμών παραμένει η πιο δόκιμη, νόμιμη και ασφαλής λύση, χωρίς να είναι υποχρεωτική η εκτύπωση της υπογραφής στο κάτω μέρος του τιμολογίου (παραμένει υπό διευκρίνιση εάν ακόμα απαιτείται, πέραν του “Z” και η εκτύπωση των υπογραφών του κάθε παραστατικού).

4. Στην ως άνω υποχρέωση διασφάλισης εντάσσονται όλοι οι υπόχρεοι απεικόνισης Συναλλαγών είτε διακινούν εμπορεύματα είτε παρέχουν υπηρεσίες.

5. Κάθε επιχείρηση εάν δεν επιλέξει κάποιον από τους υποδεικνυόμενους τρόπους, αλλά επιλέξει κάποιον τρίτο, θα πρέπει να είναι σε θέση να
τεκμηριώσει προς τις ελεγκτικές αρχές ότι ο τρόπος αυτός εξασφαλίζει την τήρηση των παραπάνω τριών προϋποθέσεων για τα εκδιδόμενα αλλά και τα παραλαμβανόμενα από αυτή παραστατικά.

6. Σε σχέση με τα Δελτία Αποστολής και μέχρι να εκδοθεί επίσημη απόφαση των Φορολογικών Αρχών για τον τρόπο διασφάλισης της διακίνησης των μη τιμολογημένων εισέτι εμπορευμάτων, άποψη της εταιρείας μας είναι, όχι απλώς η συνέχιση της έκδοσης τους με τον τρόπο που έως σήμερα αυτά εκδίδονταν, αλλά και η απαίτηση από τους προμηθευτές να συνοδεύουν την παράδοση των εμπορευμάτων τους με τα αντίστοιχα Δελτία Αποστολής διαδικασία που η εταιρεία μας ήδη ακολουθεί.

7. Τέλος είναι σαφές ότι σε κάθε περίπτωση η επιχείρηση παραμένει η κύρια υπεύθυνη έναντι των Φορολογικών Αρχών.
Κατόπιν όλων των ανωτέρω και με δεδομένο ότι σχεδόν καμία επιχείρηση δεν είναι σε θέση να αντιμετωπίσει την υποχρέωσή της αυτή εσωτερικά, είναι ιδιαίτερα κρίσιμο ο λογιστής ή ο μηχανογράφος της κάθε επιχείρησης, να διαβεβαιώσει υπεύθυνα την τελευταία, ότι η επιλεχθείσα η προτεινόμενη μέθοδος έκδοσης των τιμολογίων της, ανταποκρίνεται στην υποχρέωση διασφάλισης των πιο πάνω απαιτήσεων (Αυθεντικότητα-Ακεραιότητα-Αναγνωσιμότητα).

1. Νόμος 4093/2012 άρθρο 2/ παράγραφος 5
Η αυθεντικότητα της προέλευσης, η ακεραιότητα του περιεχομένου και η αναγνωσιμότητα των τιμολογίων, σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή, διασφαλίζεται από τη χρονική στιγμή της έκδοσής τους έως τη λήξη της περιόδου φύλαξής τους. Κάθε υπόχρεος ορίζει τον τρόπο διασφάλισης της αυθεντικότητας της προέλευσης, της ακεραιότητας του περιεχομένου και της αναγνωσιμότητάς του με κάθε πρόσφορο τρόπο ο οποίος διασφαλίζει την αξιοπιστία της διαδρομής μεταξύ τιμολογίου και παράδοσης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών. Με τον όρο «αυθεντικότητα της προέλευσης» νοείται η διασφάλιση της ταυτότητας του προμηθευτή ή του εκδότη του τιμολογίου. Με τον όρο «ακεραιότητα του περιεχομένου» νοείται ότι το περιεχόμενο που απαιτείται σύμφωνα με την παρούσα οδηγία δεν έχει αλλοιωθεί.
Για την υλοποίηση των προαναφερόμενων η αυθεντικότητα της προέλευσης και η ακεραιότητα του
περιεχομένου ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου, θεωρείται ότι διασφαλίζεται με τους πιο κάτω ενδεικτικά αναφερόμενους τρόπους:
α) Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του π.δ. 150/2001 (Α΄ 125).
β) Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI), όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 της σύστασης 1994/820/Ε.Κ. της Επιτροπής, της 19ης Οκτωβρίου 1994 (Επίσημη Εφημερίδα Ε.Κ. EL 388/28.12.1994), εφόσον η συμφωνία σχετικά με αυτή την ανταλλαγή προβλέπει τη χρησιμοποίηση διαδικασιών που να εξασφαλίζουν τη γνησιότητα της προέλευσης και την ακεραιότητα των δεδομένων.
γ) Σήμανση με τη χρήση ειδικών ασφαλών διατάξεων σήμανσης του ν. 1809/1988.}

8. ΠΟΛ: 1004/4 Ιανουαρίου 2013
Θέμα: Παροχή οδηγιών για την εφαρμογή των διατάξεων της παραγράφου1 της υποπαραγράφου Ε1 της παραγράφου Ε του άρθρου πρώτου του ν. 4093/2012 (ΦΕΚ Α΄ 222) περί του «Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών».
Άρθρο 2/Παράγραφος 5.
Οι υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών οφείλουν να διασφαλίζουν την αυθεντικότητα της προέλευσης, την ακεραιότητα του περιεχομένου και την αναγνωσιμότητα των τιμολογίων που εκδίδουν ή λαμβάνουν ανεξάρτητα από την έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή τους, για το χρονικό διάστημα μεταξύ της έκδοσης και της λήξης της περιόδου φύλαξής τους.
Όσον αφορά τη διασφάλιση της αυθεντικότητας της προέλευσης, ο εκδότης πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζει ότι το τιμολόγιο εκδόθηκε πράγματι από τον ίδιο ή στο όνομά του και εκ μέρους του, ενώ ο λήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζει ότι το τιμολόγιο που ελήφθη προέρχεται από τον προμηθευτή ή τον εκδότη του τιμολογίου.
Αναφορικά με την ακεραιότητα του περιεχομένου, οι υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών (εκδότης και λήπτης τιμολογίων), μπορούν και οι δύο, ανεξάρτητα ο ένας από τον άλλον, να επιλέξουν τον τρόπο με τον οποίο θα εκπληρώσουν την εν λόγω υποχρέωση, ή μπορούν να συμφωνήσουν από κοινού, για παράδειγμα, μέσω μιας συγκεκριμένης τεχνολογίας, όπως είναι η EDI ή οι προηγμένες ηλεκτρονικές υπογραφές, προκειμένου να διασφαλίσουν ότι το περιεχόμενο παραμένει το ίδιο.
Τέλος όσον αφορά την υποχρέωση αναγνωσιμότητας του τιμολογίου πρέπει να διασφαλίζεται καθ’ οιονδήποτε τρόπο ότι για το χρονικό διάστημα από την έκδοση μέχρι τη λήξη της περιόδου φύλαξης, το περιεχόμενο του τιμολογίου είναι ευανάγνωστο, σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, χωρίς να χρειάζεται υπερβολική εξέταση ή ερμηνεία, π.χ. μηνύματα EDI, XML και άλλα δομημένα μηνύματα στην αρχική τους μορφή δεν θεωρούνται αναγνώσιμα από τον ανθρώπινο παράγοντα, ενώ μετά από μια διαδικασία μετατροπής μπορεί να θεωρηθούν αναγνώσιμα.
Σημειώνεται ότι η αυθεντικότητα της προέλευσης και η ακεραιότητα του περιεχομένου ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου μπορεί ενδεικτικά να διασφαλίζεται με τους εξής τρόπους: Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (π.δ.150/2001 – ΦΕΚ Α΄125). Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI). Σήμανση με τη χρήση ειδικών ασφαλών διατάξεων σήμανσης του
ν.1809/1988 (ΦΕΚ Α΄ 222).

Προς πληρέστερη ενημέρωσή σας παραθέτουμε σύντομη αναφορά στους τρεις επιδεικνυόμενους τρόπους διασφάλισης:

1. Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή
π.δ.150/2001
Άρθρο 2/ Ορισμοί Παράγραφος 2.
“Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή” ή “Ψηφιακή υπογραφή’ είναι η ηλεκτρονική υπογραφή που πληροί τους εξής όρους:
α) Συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα
β) Είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος.
γ) Δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχό και
δ) Συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο, ώστε να μπορεί να εντοπιστεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων.
Παράρτημα III
Οι ασφαλείς διατάξεις δημιουργίας υπογραφής πρέπει μέσω ενδεδειγμένων τεχνικών και διαδικασιών να διασφαλίζουν τουλάχιστον ότι:
α) Τα δεδομένα δημιουργίας υπογραφής που χρησιμοποιούνται προς παραγωγή υπογραφών απαντούν κατ’ ουσία μόνο μια φορά και ότι το απόρρητο είναι διασφαλισμένο
β) Τα δεδομένα δημιουργίας υπογραφής που χρησιμοποιούνται προς παραγωγή υπογραφών δεν μπορούν με εύλογη βεβαιότητα να αντληθούν από αλλού και ότι η υπογραφή προστατεύεται από πλαστογραφία με τα μέσα της σύγχρονης τεχνολογίας.
γ)Τα δεδομένα δημιουργίας υπογραφής που χρησιμοποιούνται προς παραγωγή υπογραφών μπορούν να προστατεύονται αποτελεσματικά από το νόμιμο υπογράφοντα κατά την χρησιμοποίηση από τρίτους.

2. EDI -Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (Electronic Data Interchange)
Η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων ( EDI ) βασίζεται στην δημιουργία ενός προτύπου το οποίο λειτουργεί ως κοινή βάση διεπαφής μεταξύ δυο ή περισσότερων λογισμικών προκειμένου να αποτελεί μια κοινή γλώσσα επικοινωνίας μεταξύ των
Το EDI χρησιμοποιείται συνήθως από εταιρείες είτε για σκοπούς που αφορούν το Ηλεκτρονικό Εμπόριο είτε για την αυτόματη ενημέρωση μιας βάσης (π.χ. αποθήκης) από μια άλλη βάση(αγοραστής – πωλητής) Καθορίστηκε το 1996 από το Εθνικό Ινστιτούτο Προτύπων ως τεχνολογία “ανταλλαγής δεδομένων υπολογιστή - προς-υπολογιστή”
Τα πρότυπα EDI περιγράφουν μια αρκετά αυστηρή μορφή των ηλεκτρονικών εγγράφων (σχετική προσέγγιση υπήρξε στην Ελλάδα από την δημιουργία του “μορφότυπου”, το οποίο τελικά μετά την πολυδιαφήμισή του ευρίσκεται εν υπνώσει.
Τα περισσότερα πρότυπα EDI εμφανίστηκαν στις αρχές της δεκαετίας του 1980 και τα πιο διαδεδομένα εξ αυτών είναι το UN / EDIFACT που συνεστήθηκε από τον ΟΗΕ και είναι διαδεδομένο στις περισσότερες χώρες εκτός της Βορείου Αμερικής στην οποία κυριαρχεί το ANSI ASC X12. Το πρότυπο TRADACOMS είναι κυρίως διαδεδομένο στο κλάδο του λιανικού εμπορίου του Ηνωμένου Βασιλείου .ενώ το πρότυπο ODETTE χρησιμοποιείται στην Ευρωπαϊκή αυτοκινητοβιομηχανία.
Είναι πάντως γεγονός ότι η αποδοχή όλων αυτών των προτύπων EDI υπήρξε πολύ μικρότερη της αναμενόμενης και η διείσδυσή τους, στην διάρκεια των 35 αυτών ετών, δεν κατάφερε να ξεπεράσει το 10% των επιχειρήσεων στην Ευρώπη.

3. Σήμανση με τη χρήση ειδικών ασφαλών διατάξεων σήμανσης του ν.1809/1988
Αφορά τους γνωστούς μηχανισμούς σήμανσης ή ΕΑΦΔΣΣ (Ειδική Ασφαλής Φορολογική Διάταξης Σήμανσης Στοιχείων) οι προδιαγραφές των οποίων προσεγγίζουν τις απαιτήσεις του π.δ. 150/2001 περί ασφαλών διατάξεων παραγωγής προηγμένων ηλεκτρονικών υπογραφών, προσαρμοσμένων στις ιδιαίτερες ανάγκες της διασφάλισης των Δημοσίων Εσόδων από την διακίνηση και πώληση εμπορευμάτων και υπηρεσιών.

Επισυνάπτουμε τη σχετική ενημέρωση της εταιρείας RBS: Tropos_ekdosis_Timologion_DA