Διαδικασία "ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΕΤΟΥΣ" στην εφαρμογή SHS (Singular Hospitality System)
Mε την παρούσα επιστολή θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για τη σωστή διαδικασία κλεισίματος του τρέχοντος έτους στην ξενοδοχειακή εφαρμογή SHS. Αποκλίσεις από την συγκεκριμένη διαδικασία είναι δυνατόν να υπάρχουν αλλά υπάρχει πιθανόν απώλεια πληροφορίας και εν πάση περίπτωση καλό είναι να γνωρίζετε ποια είναι η σωστή διαδικασία.
1. Σύμφωνα με όσα ήδη γνωρίζετε, λογικά συνεχίζετε να καταχωρείτε πληρωμές χρεωστών (κάθε φορά που οι εταιρείες σας πληρώνουν χρωστούμενα ποσά) από την επιλογή ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ – ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΧΡΕΩΣΤΩΝ της εφαρμογής, είτε κάνοντας καθημερινά κλείσιμο ημέρας (δεν είναι απαραίτητο) είτε όχι. Οι καταχωρήσεις αυτές γίνονται ώστε το ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΧΡΕΩΣΤΩΝ να παρουσιάζει τα σωστά υπόλοιπα.
2. Είναι σημαντικό να συνεχίσετε να καταχωρείτε μέχρι το τέλος του έτους όλες τις πληρωμές που θα σας γίνουν, έτσι ώστε το ισοζύγιο (από 1/1/12 – έως 31/12/12) να σας δίνει το σωστό υπόλοιπο ανά εταιρεία και στο σύνολο.
3. Κατόπιν αυτού πρέπει να σταματήσετε τη διαδικασία καταχώρησης πληρωμών και να επικοινωνήσετε με την εταιρεία μας ώστε να κάνουμε μαζί μια εργασία που λέγεται ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ και στην ουσία μεταφέρει τα υπόλοιπα αυτά στο νέο έτος (2013) ως υπόλοιπα εκ μεταφοράς. Αυτή η διαδικασία διαρκεί ελάχιστα και μπορεί να γίνει με τηλευποστήριξη.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Αυτή η διαδικασία δεν είναι ανάγκη να γίνει 1/1/14. Μπορεί να γίνει οποτεδήποτε θέλετε μέσα στο 2014 αρκεί α) να μην κάνετε καταχωρήσεις πληρωμών που αφορούν το 2014 ενώ βρίσκεστε ακόμη στο 2013 (πχ προκαταβολές) και β) να μην κάνετε καταχωρήσεις πληρωμών που γίνονται το 2014 και αφορούν το 2013 ενώ βρίσκεστε ακόμη στο 2013.
4. Μετά τη διαδικασία μεταφοράς υπολοίπων και αλλαγής ημερομηνίας μπορείτε να συνεχίσετε την καταχώρηση πληρωμών χρεωστών στο 2014 πλέον κατά τα γνωστά. Πριν την τελική έναρξη θα πρέπει αν αλλάξουμε ημερομηνία στο σύστημα ώστε να μεταπηδήσουμε στην σωστή ημερομηνία έναρξης για τη νέα σαιζόν.
Παραμένουμε στη διάθεσή σας για διευκρινήσεις επί των παραπάνω και αναμένουμε για όσους θέλουν να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητες της εφαρμογής την επικοινωνία σας για την ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ στο νέο έτος. Με την ευκαιρία σας ευχόμαστε Ευτυχισμένα Χριστούγεννα και Προσοδοφόρο το νέο έτος.
Με εκτίμηση
για τη ΛΥΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ
Γ. ΘΕΟΔΩΡΙΤΣΗΣ
Τ: 2695045678 (εσωτ. 202)
F: 2695027969
M: 6973554038